W tym samouczku utworzymy prosty system punktu sprzedaży dla fikcyjnego sklepu detalicznego. System będzie służył personelowi operacyjnemu do rejestrowania codziennych transakcji biznesowych, personel taktyczny będzie również wykorzystywał system do monitorowania bieżącej wydajności sklepu.
System będzie miał możliwość eksportowania danych do programu Excel. Excel będzie używany jako narzędzie systemu wspomagania decyzji do analizy danych. Dane w Excelu można również łączyć z danymi z innych źródeł.
Komponenty MIS dla sklepów detalicznych
1. Procedury biznesowe
Procedury biznesowe określają, w jaki sposób należy przeprowadzać codzienne transakcje biznesowe. System punktów sprzedaży będzie służył do rejestrowania dziennej sprzedaży.
Poniższa lista przedstawia czynności, które należy wykonać, gdy klient kupuje przedmiot
- Klient przedstawia w kasie przedmioty do kupienia
- Kasjer przeszukuje system pod kątem prezentowanej pozycji w systemie w celu pobrania ceny
- Kasjer wprowadza ilość zakupionego towaru, a system oblicza całkowity koszt. Ten proces jest powtarzany dla wszystkich zakupionych pozycji
- Jeśli kasjer błędnie doda pozycję lub ilość pozycji do systemu, powinien móc ją usunąć, jeśli płatność nie została jeszcze zaksięgowana. Jeśli płatność została zaksięgowana, kasjer nie powinien mieć możliwości usunięcia niczego.
- Po zweryfikowaniu całkowitego rachunku klienta system powinien umożliwić kasjerowi zaksięgowanie płatności klienta i wydrukowanie pokwitowania dla klienta.
2 osoby
Użytkownikami, którzy będą korzystać z systemu będą kasjerzy, księgowi oraz użytkownicy kontroli zapasów. Wszyscy użytkownicy muszą dosłownie posługiwać się komputerem i być przeszkoleni w zakresie obsługi systemu punktu sprzedaży.
3. Sprzęt
Punktem sprzedaży będzie Microsoft Access jako silnik bazy danych. Microsoft Access to samodzielny silnik bazy danych i jako taki system będzie działał na jednym komputerze. Używany komputer będzie musiał mieć następujące specyfikacje.
- Co najmniej 1 GB pamięci RAM
- Co najmniej 10 GB wolnego miejsca na dysku lokalnym, na którym będzie znajdować się baza danych
- Komputer powinien działać w systemie Windows działającym co najmniej z systemem Windows XP i nowszym
- Szybkość procesora powinna wynosić co najmniej 1 GHz
4. Oprogramowanie
Komputer, który będzie używany z systemem, powinien mieć następujące minimalne specyfikacje.
- System operacyjny oparty na Microsoft
- Pakiet Microsoft Office (w szczególności Microsoft Word i Microsoft Access)
5. Dane
Codzienne transakcje biznesowe będą przechowywane w bazie danych Microsoft Access.
Słownik bazy danych punktów sprzedaży
Słownik bazy danych opisuje pola bazy danych, ich działanie i typ danych.
Poniżej opisano tabele, które będziemy mieć w naszej bazie danych. Ze względu na prostotę liczbę tabel ograniczymy tylko do czterech (4).
Tabela produktów
| S / N | Nazwa pola | Typ danych | Opis |
|---|---|---|---|
| 1 | ID | Numeryczne | Zapisz klucz podstawowy |
| 2 | Nazwa produktu | Strunowy | Nazwa produktu |
| 3 | Cena £ | Numeryczne | Cena produktu |
| 4 | Quantity_at_hand | Numeryczne | Dostępna ilość w dowolnym momencie |
| 5 | Recommended_supplier_id | Numeryczne | Klucz obcy odsyłający do tabeli dostawców |
Tabela klientów
| S / N | Nazwa pola | Typ danych | Opis |
|---|---|---|---|
| 1 | ID | Numeryczne | Zapisz klucz podstawowy |
| 2 | Customer_name | Strunowy | Imię klienta |
| 3 | Total_purchases | Numeryczne | Skumulowana wartość całkowitej sprzedaży do konkretnego klienta |
Tabela dostawców
| S / N | Nazwa pola | Typ danych | Opis |
|---|---|---|---|
| 1 | ID | Numeryczne | Zapisz klucz podstawowy |
| 2 | Nazwa Dostawcy | Strunowy | Imię klienta |
| 3 | Numer kontaktowy | Numeryczne | Numer kontaktowy dostawcy |
| 4 | Email_address | Strunowy | Adres e-mail dostawcy |
Tabela sprzedaży
| S / N | Nazwa pola | Typ danych | Opis |
|---|---|---|---|
| 1 | ID | Numeryczne | Zapisz klucz podstawowy |
| 2 | Identyfikator klienta | Numeryczne | Unikalny identyfikator klienta |
| 3 | Data dokonania transakcji | Data | Data zarejestrowania transakcji |
| 4 | Opłata zapłacona | Numeryczne | Całkowita kwota zakupu |
| 5 | Płatny | Boolean | Pole logiczne, które pokazuje, czy klient zapłacił, czy nie |
Tabela szczegółów sprzedaży
| S / N | Nazwa pola | Typ danych | Opis |
|---|---|---|---|
| 1 | ID | Numeryczne | Zapisz klucz podstawowy |
| 2 | sales_id | Numeryczne | Unikalny identyfikator klienta |
| 3 | ID produktu | Data | Data zarejestrowania transakcji |
| 4 | Ilość | Numeryczne | Całkowita kwota zakupu |
| 5 | Płatny | Boolean | Pole logiczne, które pokazuje, czy klient zapłacił, czy nie |
Diagram relacji encji w bazie danych punktów sprzedaży
Diagram relacji encji przedstawia relacje między tabelami w bazie danych. W poniższej tabeli opisano relacje między tabelami bazy danych
| S / N | Związek | Podstawowa | Klucz obcy | Charakter relacji |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Produkty do sprzedaży | Id w produktach | Product_id w sprzedaży | 1 do wielu |
| 2 | Sprzedaż klientom | Id w klientach | Customer_id w sprzedaży | Wiele do wielu |
| 3 | Produkty do dostawców | Id u dostawców | Recommended_supplier_id w produktach | Wiele do 1 |
Poniższy obraz przedstawia relacje między tabelami w naszej bazie danych.
Jak transakcja jest przetwarzana w systemie
- System pobiera wszystkie rekordy klientów z tabeli klientów i zapełnia listę rozwijaną
- Kasjer klika w przycisk nowej transakcji. Spowoduje to utworzenie nowego rekordu w tabeli sprzedaży i wygenerowanie identyfikatora transakcji.
- System pobiera wszystkie produkty z tabeli produktów i zapełnia listę rozwijaną
- Kasjer wybiera produkt z rozwijanej listy. System zachowuje identyfikator produktu i cenę dla aktualnej pozycji.
- Kasjer wprowadza zakupioną ilość. System oblicza sumę częściową na podstawie zapisanej ceny i wprowadzonej ilości. Ten proces jest powtarzany, aż wszystkie produkty zostaną przesłane do systemu.
- Kasjer wprowadza kwotę, którą zapłacił klient. System oblicza zmianę, jeśli klient zapłaci więcej niż cena.
- Kasjer klika przycisk zaksięgowania płatności. System aktualizuje;
- ilość produktu pod ręką w tabeli produktów
- aktualizuje pole kwoty zapłaconej i oznacza transakcję jako zapłaconą w tabeli sprzedaży
- aktualizuje pole całkowitych zakupów w tabeli klientów
Zrzuty ekranu z graficznym interfejsem użytkownika punktu sprzedaży
Główne okno systemu - jest to punkt wejścia do systemu. Pozwala użytkownikom wprowadzać dane, przetwarzać transakcje, drukować raporty oraz eksportować dane sprzedażowe do Excela w celu dalszej analizy.
Tutaj pokazaliśmy różne okna wprowadzania danych używane podczas POS, aby dać przegląd pola, które jest wypełniane podczas wykonywania transakcji.
Okno punktu sprzedaży używane przez kasjerów w kasie
Interfejs użytkownika został zaprojektowany w taki sposób, że prowadzi kasjera przez kolejne etapy księgowania udanej transakcji zakupu.
Okno wprowadzania danych klienta
Okno wprowadzania danych produktów
Podsumowanie
Ten samouczek przedstawia praktyczne kroki związane z tworzeniem systemu informacyjnego i wyjaśnia prototyp systemu POS (punkt sprzedaży). System został opracowany przy użyciu języka Visual Basic for Applications (VBA) w programie Microsoft Access.
- Kolejny