Zarządzanie kosztami projektu
Zarządzanie kosztami projektu definiuje się jako proces planowania i kontrolowania projektu w sposób efektywny kosztowo. Określa, jakie koszty są wymagane dla każdego elementu dostawy. Koszt projektu można oszacować na podstawie różnych źródeł procesu (przykłady poniżej)
- Tworzenie struktury podziału pracy (WBS)
- Opracuj harmonogram
- Zaplanuj zasoby ludzkie
- Identyfikacja zagrożeń
Nakłady zarządzania kosztami obejmują:
- Plan zarządzania projektem
- Karta projektu
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy wynik tego jest
- Plan zarządzania kosztami.
Tworzenie kosztorysu i kosztorysowania projektu jest niezwykle istotną częścią każdego zarządzania projektem. Przy obliczaniu budżetu projektu brane są pod uwagę różne rzeczy, takie jak koszty pracy, zakup niezbędnego sprzętu, koszty materiałów itp.
Co to jest szacowanie kosztów projektu?
Szacowanie kosztów projektu definiuje się jako proces przybliżania całkowitych wydatków projektu. Dokładność oszacowania kosztów zależy od dokładności i szczegółów zakresu projektu, który stanowi podstawę zakresu. Zakres określi również wszelkie ograniczenia, takie jak termin, zasoby lub budżet. Rejestr ryzyka pomoże obliczyć szacunkowe rodzaje kosztów, wydatki poniesione w związku z działaniem warunkowym oraz wydatki poniesione w celu sprostania ryzyku.
Aby oszacować koszt projektu, musisz podzielić różne typy kosztów na kategorie, takie jak
- Koszt robocizny
- Koszt wyposarzenia
- Koszt dostaw
- Koszt podróży
- Koszt szkolenia
- Koszty ogólne itp.
Techniki wykorzystywane do szacowania kosztów projektu
Do formalnego oszacowania kosztów projektu stosuje się kilka metod (technik):
- Szacowanie analogiczne
Ta technika szacowania opiera się na ocenach ekspertów i informacjach opartych na podobnych poprzednich projektach. Tam, gdzie poprzednio wykonano, rozważany jest podobny koszt projektu z plusem lub minusem 20% dla istniejącego projektu.
- Estymacja parametryczna
Wcześniejsze dane lub rekord są używane do oszacowania kosztów dla bieżącego projektu.
- Szacowanie oddolne
Po zdefiniowaniu zakresu projektu jest to najbardziej niezawodna forma techniki. W tej technice, na podstawie WBS, szacujesz koszt każdego zasobu lub produktów dostarczanych.
Podobnie istnieją inne metody (techniki), które mogą być przydatne do szacowania kosztów, takie jak szacowanie PERT, analiza ofert dostawców itp.
Planowanie budżetu projektu
Głównym celem tego działania jest alokacja i autoryzacja środków pieniężnych niezbędnych do ukończenia projektu. Główne dane wyjściowe do określenia budżetu obejmują linię bazową wydajności kosztowej. Określa nie tylko, jakie koszty zostaną poniesione, ale także kiedy zostaną poniesione. Dane wejściowe do określania budżetu obejmują
- Szacunki kosztów działań
- Podstawa szacunków
- Zakres bazowy
- Harmonogram projektu
- Kalendarze zasobów
- Umowy
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wynik tego procesu to
- Linia bazowa wydajności kosztowej
- Wymagania dotyczące finansowania projektu
- Aktualizacje dokumentów projektu
Budżetowanie projektu odbywa się równolegle z procesem harmonogramowania projektu. Jest wysoce zależny od trzech składników -
- Oszacowanie kosztów
- Czas trwania zadań
- Przydzielone zasoby
Podczas budżetowania projektu kierownik projektu komunikuje się z różnymi osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie pracą, a także za szacowanie kosztów projektu.
Będzie wykorzystywał różne perspektywy projektu, takie jak struktura podziału pracy w projekcie, szacunki kosztów, dane historyczne i zapisy, informacje o zasobach i zasady.
Bez oceny ryzyka proces budżetowania nie jest zakończony. Proces oceny ryzyka uwzględnia takie czynniki, jak brak czasu, dostępność zasobów, doświadczenie zespołu programistów, zastosowana technologia itp. Ocena ryzyka może obejmować kwotę od 25 do 30 procent całkowitego kosztu projektu.
Plan zarządzania jakością w projekcie
Grupa procesów zarządzania jakością składa się z trzech procesów,
- Jakość planu
Proces jakości planu obejmuje określenie, która jakość standardowa jest odpowiednia dla projektu i jak je spełnić. Obejmuje również identyfikację wskaźników jakości i standardowych miar procesów projektowych, wymagań dotyczących zgodności z przepisami, funkcjonalności produktu, dokumentacji itp.
Dane wejściowe do zarządzania jakością planu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Rejestr interesariuszy
- Rejestr ryzyka
- Dokumentacja wymagań
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wynik zarządzania jakością to
- Plan zarządzania jakością
- Plan doskonalenia procesu
- Wskaźniki jakości
- Listy kontrolne jakości
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Zapewnienie jakości
Ten etap obejmuje głównie dwa działania, najpierw analizę jakości projektu i poprawę jakości projektu. Jest to proces audytu wymagań jakościowych i wyników pomiarów kontroli jakości w celu zapewnienia utrzymania standardu jakości w całym procesie. Wkład do tego będzie taki sam, jak wynik zarządzania jakością planu, podczas gdy
Wynik tego procesu będzie
- Żądanie zmiany
- Plan zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Aktualizacje zasobów procesu organizacji
- Kontrola jakości
Będzie to przeprowadzane w celu kontroli jakości przez cały cykl życia projektu. Określa, w jaki sposób norma jakości może być zgodna z określonymi normami jakości. Wynik zapewniania jakości będzie wkładem do kontroli jakości. Podczas gdy wyjście będzie
- Pomiary kontroli jakości
- Zatwierdź zmiany
- Zweryfikowane produkty
- Informacje o wydajności pracy
- Żądanie zmiany
- Plan zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie
Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje proces organizacji, zarządzania i kierowania zespołem projektowym. Składa się z osób, którym przydzielono role i obowiązki związane z wykonaniem projektu. Zarządzanie zasobami ludzkimi zajmie się czterema procesami.
- Opracuj plan zasobów ludzkich : Na tym etapie definiuje się role i obowiązki w projekcie, schematy organizacyjne projektu i plan zarządzania personelem
Dane wejściowe dla tej woli
- Plan zarządzania projektem
- Wymagania dotyczące zasobów związanych z aktywnością
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wynik tego będzie
- Plan zarządzania zasobami ludzkimi
- Pozyskaj zespół projektowy :
Etap ten potwierdza dostępność zasobów ludzkich i pozyskanie zespołu niezbędnego do realizacji działań projektowych. Dane wejściowe na tym etapie byłyby danymi wyjściowymi z poprzedniego kroku. Podczas gdy wyjście tego etapu byłoby
- Przydział personelu projektu
- Kalendarze zasobów
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Opracuj zespół projektowy :
Na tym etapie nacisk kładziony jest na poprawę wydajności zespołu, interakcji członków zespołu oraz poprawę ogólnej wydajności zespołu i projektu. Dane wejściowe na tym etapie byłyby danymi wyjściowymi z poprzedniego kroku. Podczas gdy wyjście na tym etapie byłoby
- Oceny wydajności zespołu
- Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa
- Zarządzaj zespołem projektowym :
Proces ten obejmuje śledzenie wydajności członków zespołu, rozwiązywanie problemów, przekazywanie informacji zwrotnych i zarządzanie zespołem w celu optymalizacji wydajności projektu. Dane wejściowe na tym etapie byłyby danymi wyjściowymi z poprzedniego kroku. Podczas gdy wyjście na tym etapie byłoby
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
Zarządzanie komunikacją w projekcie
W tym przypadku Komunikacja projektu nie oznacza wzajemnej interakcji werbalnej, ale skuteczne przekazywanie informacji związanych z projektem z zespołem projektowym, interesariuszami, kierownikami projektu itp. Powinna obejmować działania i oceny ryzyka, plany projektu, zarządzanie spotkaniami i działania, przeglądy i spacery - przejścia itp.
Segment ten obejmuje głównie pięć obszarów
- Komunikacja z interesariuszami
Jest to proces opracowywania podejścia do efektywnej komunikacji z interesariuszami i zrozumienia ich wymagań. Wejście do tego byłoby
- Plan zarządzania projektem
- Rejestr interesariuszy
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy wyjście to będzie
- Plan zarządzania komunikacją
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Zarządzaj komunikacją
Jest to proces przechowywania, dystrybucji, gromadzenia i wyszukiwania informacji o projekcie zgodnie z planem komunikacji. Wkład tego etapu byłby
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
- Raporty wydajności pracy
- Plan zarządzania komunikacją
Podczas gdy wyjście byłoby
- Komunikacja w ramach projektu
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
- Kontrola komunikacji
Jest to proces kontroli i monitorowania komunikacji przez cały cykl życia projektu. Wejście na ten etap byłoby
- Plan zarządzania projektem
- Komunikacja w ramach projektu
- Dziennik problemów
- Dane dotyczące wydajności pracy
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy wyjście tego etapu byłoby
- Informacje o wydajności pracy
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje procesów organizacyjnych
Podsumowanie
Zarządzanie kosztami to proces planowania i kontrolowania projektu w sposób efektywny kosztowo. Pomaga rejestrować i śledzić wydatki poniesione po zakończeniu projektu.
Aby zobaczyć, że Twój projekt jest ukończony w określonym czasie i budżecie, zobaczymy, jaki czynnik ryzyka należy złagodzić w następnym samouczku.