Samouczek dotyczący korespondencji SAP: Konfiguracja, generowanie, drukowanie i E-mail

Dostępne są różne standardowe typy korespondencji, takie jak wydruk faktury, wyciąg z konta itp. Można również tworzyć niestandardowe typy korespondencji.

Korespondencje mogą być tworzone w czasie przetwarzania określonej transakcji biznesowej lub na późniejszym etapie dla już utworzonych księgowań transakcji.

Korespondencja może być wysyłana do klienta / dostawcy w różnych formatach, takich jak e-mail i faks. Korespondencja to w zasadzie listy itp., Które są wysyłane z SAP do dostawcy / klienta itp.

Korespondencja może być tworzona indywidualnie lub zbiorowo, ad-hoc lub za pośrednictwem automatycznego zadania wsadowego.

W tym samouczku nauczysz się:

Rodzaje korespondencji
Konfiguracje korespondencji
Generowanie korespondencji
Drukowanie korespondencji
Korespondencja za pośrednictwem poczty elektronicznej

Rodzaje korespondencji

Poniżej znajduje się przykładowa lista różnych standardowych typów korespondencji, które można skopiować w celu utworzenia określonego niestandardowego formularza, programu itp.

Typ korespondencji	Opis korespondencji	Drukuj program	Wymagane dane	Przykładowy standardowy formularz skryptów SAP
SAP01	Powiadomienia o płatnościach	RFKORD00	Numer dokumentu	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Wyciągi z konta	RFKORD10	Numer i data konta	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Wyciągi z opłat wekslowych	RFKORD20	Numer dokumentu	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Dokumenty wewnętrzne	RFKORD30	Numer dokumentu	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Poszczególne litery	RFKORD40	Numer konta	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Wyciągi z dokumentów	RFKORD50	Numer dokumentu	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Oświadczenia klientów	RFKORD11	Numer i data klienta	F140_CUS_STAT_01

Konfiguracje korespondencji

Konfigurację korespondencji w SAP można przeprowadzić w następujących krokach poniżej

Krok 1) Zdefiniuj typ korespondencji

Ścieżka: - SPRO> Rachunkowość finansowa (nowe)> Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami> Konta klientów> Pozycje pojedyncze> Korespondencja> Utwórz i sprawdź ustawienia dla korespondencji> Zdefiniuj typy korespondencji

Kod transakcji: - OB77

Tutaj dostępne są różne standardowe typy korespondencji SAP. Możesz także tworzyć własne typy korespondencji. Można określić, jakie dane są potrzebne do wygenerowania korespondencji, np. W przypadku wyciągu z konta można określić, że dane podstawowe odbiorcy / dostawcy są niezbędne do sporządzenia wyciągu. Możesz także określić parametry daty i tekst, który ma się pojawiać przy wyborze daty.

Krok 2) Przypisz program do typu korespondencji

Ścieżka: -SPRO> Rachunkowość finansowa (nowe)> Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami> Konta klientów> Pozycje pojedyncze> Korespondencja> Utwórz i sprawdź ustawienia dla korespondencji> Przypisz programy do typów korespondencji

Kod transakcji: - OB78

Tutaj musisz powiązać program generatora korespondencji z typem korespondencji. Możesz także określić różne programy dla różnych kodów firmowych. (W tym miejscu można również określić domyślny wariant programu do wykonania. Można utworzyć taki wariant z transakcji SE38 / SA38 dla programu).

Możesz również stworzyć własny program niestandardowy jako kopię programu standardowego i wprowadzić odpowiednie zmiany, aby spełnić dowolne specyficzne potrzeby klienta.

Krok 3) Określ funkcje wywołania dla typu korespondencji

Ścieżka: -SPRO> Rachunkowość finansowa (nowe)> Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami> Konta odbiorców> Pozycje pojedyncze> Korespondencja> Utwórz i sprawdź ustawienia korespondencji> Określ funkcje wywołania

Kod transakcji: - OB79

Tutaj musisz określić, w jakim momencie możesz wygenerować określony typ korespondencji. Możesz także określić inne ustawienia dla różnych kodów firm. Dostępne są różne opcje: -

W momencie wprowadzenia dokumentu (np. FB50, FB60 itp.)
W momencie księgowania płatności (np. F-28, F-26 itp.)
W czasie wyświetlania lub zmiany dokumentu (np. FB02, FB03 itp.)
W momencie wyświetlenia konta (np. FBL1N, FBL5N itp.)

Krok 4) Przypisz formularz korespondencji do programu drukowania korespondencji

Ścieżka: -SPRO> Rachunkowość finansowa (nowe)> Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami> Konta odbiorców> Korespondencja pozycji pojedynczych> Utwórz i sprawdź ustawienia dla korespondencji> Zdefiniuj nazwy formularzy do druku korespondencji

Kod transakcji: - OB96

Tutaj musisz określić, która definicja formularzy będzie używana przez program do drukowania korespondencji. Możesz także określić inne ustawienia dla różnych kodów firm. (Formularz SAP Script jest definiowany przy użyciu transakcji SE71 , w której różne dane są uporządkowane w formacie wyjściowym w celu ich przetworzenia. Ten formularz SAP Script definiuje układ danych wyjściowych).

Możesz również użyć dwucyfrowych identyfikatorów formularzy, za pomocą których możesz wywoływać różne formularze dla różnych identyfikatorów formularzy w tym samym kodzie firmy.

Identyfikator formularza można podać na ekranie wyboru programu drukowania generującego korespondencję. Możesz wybrać tylko jeden identyfikator formularza naraz dla typu korespondencji. Możesz utworzyć wiele typów korespondencji, uruchamiając różne identyfikatory formularzy.

Krok 5) Zdefiniuj dane nadawcy dla korespondencji

Kod transakcji: - OBB1

W tym miejscu możesz połączyć szczegóły dotyczące nagłówka, stopki, podpisu i nadawcy. Ten tekst jest definiowany za pomocą transakcji SO10 z identyfikatorem tekstowym jak powyżej (np. ADRS). Możesz również określić inne ustawienia dla różnych kodów firm. (Można również zdefiniować dwucyfrowy wariant nadawcy, który można nadać parametrom wyboru programu drukującego. Umożliwi to różne dane nadawcy w ramach tego samego kodu firmy).

Krok 6) Zdefiniuj warianty sortowania dla korespondencji

Kod transakcji: - O7S4

Możesz tutaj określić, w jakiej kolejności będą generowane listy korespondencyjne. Np. Jeśli generujesz wyciąg z konta dla wielu dostawców, to dostawcy zostaną posortowani w tej kolejności, a następnie wygenerowany zostanie list. Ten wariant sortowania można podać na ekranie wyboru programu drukowania generującego korespondencję.

Krok 7) Zdefiniuj warianty sortowania dla pozycji pojedynczych w korespondencji

Kod transakcji: - O7S6

W tym miejscu można określić, w jakiej kolejności poszczególne pozycje będą się pojawiać w listach korespondencyjnych. Np. Jeśli wyciąg z konta dostawcy zawiera wiele faktur, to faktury zostaną posortowane w tej kolejności, a następnie zostanie wygenerowany list.

Ten wariant sortowania można podać na ekranie wyboru programu drukowania generującego korespondencję.

Generowanie korespondencji

Jak pokazano wcześniej, również podczas konfigurowania punktu wywołania, korespondencja może być generowana w poniższych momentach: -

W momencie wprowadzenia dokumentu (np. FB50, FB60 itp.)
W momencie księgowania płatności (np. F-28, F-26 itp.)
W czasie wyświetlania lub zmiany dokumentu (np. FB02, FB03 itp.)
W momencie wyświetlenia konta (np. FBL1N, FBL5N itp.)

Korespondencja może być generowana dla konkretnego dokumentu lub dla konta dostawcy (ów) / klienta (ów). Kolejne slajdy będą wyjaśniały różne sposoby generowania korespondencji i jej drukowania.

Generowanie korespondencji (metoda A): -

Korespondencja może być generowana podczas tworzenia, zmiany lub wyświetlania dokumentu.

W tym celu przejdź do Środowisko> Korespondencja i wybierz odpowiedni typ korespondencji, np. Zobacz poniższy ekran w tworzeniu faktury dla klienta FB70 : -

Podobnie możesz utworzyć korespondencję z wyświetlenia dokumentu / zmiany z transakcji, jak w FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N itp.

Generowanie korespondencji (metoda B)

W przypadku istniejących dokumentów księgowych można użyć kodu transakcji FB12 .

Po wprowadzeniu kodu firmy, zapyta o typ korespondencji. Wybierz Typ korespondencji, a zostaniesz poproszony o podanie numeru dokumentu / numeru konta. itp. w oparciu o ustawienie typu korespondencji. Następnie wymagana jest korespondencja.

Generowanie korespondencji (metoda C)

Z transakcji F.27 można wygenerować korespondencję (wyciąg z konta) dla dostawców / klientów.

W polu „Wskaźnik w rekordzie głównym” podana wartość powinna być zgodna z wartością podaną w danych podstawowych klienta / dostawcy> Kod firmy> Korespondencja.

Jeśli zaznaczysz pole wyboru „Wniosek indywidualny”, to jeśli ten sam dostawca / odbiorca ma pozycje w wielu kodach firm, to dla każdego kodu firmy zostanie wygenerowany oddzielny wyciąg.

Drukowanie korespondencji

Drukowanie korespondencji (metoda A): -

Użyj kodu transakcji F.61, aby wydrukować odpowiedni typ korespondencji już wygenerowanej. Po wykonaniu po prostu wydrukuje korespondencję (jeśli skonfigurowano e-mail / faks itp., Wówczas dane wyjściowe zostaną wygenerowane w tym formacie)

Drukowanie korespondencji (metoda B): -

Z transakcji F.64 można zobaczyć wygenerowany list korespondencyjny (bufor) i wydrukować go. (Różnica w stosunku do F.61 polega na tym, że w F.64 można również wykonywać inne operacje (takie jak usuwanie, podgląd wydruku itp.) Dla już wygenerowanego żądania korespondencji).

Wygenerowaną kolejkę można zobaczyć i wydrukować z transakcji SP02 lub System> Własne żądanie buforowania.

Korespondencja za pośrednictwem poczty elektronicznej

Zachowaj adres e-mail w ustawieniach w głównym katalogu klienta / dostawcy> Dane ogólne> Karta Adres> Komunikacja i wybierz metodę komunikacji jako e-mail.

Zachowaj również identyfikator e-mail w katalogu głównym klienta / dostawcy> Dane kodu firmy> Karta Korespondencja.

Następnie korespondencja dla tego klienta / dostawcy zostanie wygenerowana w formacie e-mail zamiast wydruku (biorąc pod uwagę ustawienie wyjścia użytkownika wprowadzone w celu określenia sposobu komunikacji w wyjściu użytkownika podane na następnym slajdzie).

(Uwaga: Podobnie można skonfigurować wyjście faksu, wybierając standardową komunikację jako FAKS i zachowując numer faksu).

Ten artykuł jest autorstwa Manishy Singh