Co to jest cykl życia projektu?
Cykl życia projektu to seria działań, które są niezbędne do osiągnięcia celów lub zadań projektu. Projekty mogą mieć różne wymiary i poziom trudności, ale niezależnie od wielkości: duże czy małe, wszystkie projekty mogą być odwzorowane na daną strukturę cyklu życia. Ten cykl życia projektu obejmuje cztery fazy:
- Faza inicjacji
- Faza planowania
- Faza wykonania
- Faza monitorowania, kontroli i zamykania
Najpierw przyjrzymy się fazie inicjacji
Etap inicjacji projektu
Faza inicjacji definiuje te procesy, które są wymagane do rozpoczęcia nowego projektu. Celem fazy inicjacji projektu jest określenie, co projekt powinien osiągnąć.
Ta faza składała się głównie z dwóch głównych działań
- Opracuj kartę projektu i
- Zidentyfikuj interesariuszy
Wszystkie informacje związane z projektem znajdują się w Karcie Projektu i Rejestrze Interesariuszy. Po zatwierdzeniu karty projektu projekt zostaje oficjalnie zatwierdzony.
Karta projektu
Karta projektu określa główne elementy projektu
- Cele projektu
- Ograniczenia projektu i stwierdzenia problemów
- Przypisz kierownika projektu
- Lista interesariuszy
- Harmonogram i budżet na wysokim poziomie
- Kamienie milowe
- Aprobaty
Dokument ten umożliwia kierownikowi projektu wykorzystanie zasobów organizacyjnych na potrzeby projektu. Aby utworzyć kartę projektu, wymagane dane wejściowe będą obejmować czynnik środowiska przedsiębiorstwa, uzasadnienie biznesowe, umowy, zestawienie prac projektowych i zasoby procesu organizacyjnego.
Identyfikacja interesariuszy
Interesariusz może mieć wpływ na sukces lub porażkę projektu. Aby zanotować informacje o interesariuszu, używany jest Rejestr Interesariuszy.
Rejestr interesariuszy będzie zawierał takie informacje
- Rodzaj interesariusza
- Oczekiwanie interesariusza
- Rola w projekcie (analityk biznesowy, architekt techniczny, kierownik działu obsługi klienta)
- Wyznaczenie (dyrektor, lider biznesowy itp.)
- Rodzaj komunikacji (co tydzień / co miesiąc)
- Wpływ na projekt (częściowy / wspierający / wpływowy)
Inne czynności związane z inicjowaniem grupy procesów to:
- Wyznaczenie kierownika projektu
- Określenie potrzeb, oczekiwań i wymagań interesariuszy
- Zdefiniuj kryteria sukcesu projektu
- Określ budżet na dany etap
- Upewnij się, że projekt jest zgodny ze strategicznym celem organizacji
Rejestr interesariuszy i karta projektu są wykorzystywane jako dane wejściowe dla innych grup rozwoju, takich jak grupa procesu planowania.
Etap planowania projektu
Faza planowania projektu obejmuje około 50% całego procesu. Faza planowania określa zakres projektu, a także cel projektu. Rozpoczyna się od wyników fazy inicjacji (karta, wstępne określenie zakresu i kierownik projektu). Dane wyjściowe z fazy planowania służą jako dane wejściowe na etapie realizacji.
Ważnymi aspektami procesu planowania są
- Faza planowania nie powinna być wykonywana przed zakończeniem wstępnego planowania
- Dopóki proces realizacji się nie rozpocznie, nie należy przerywać rewizji planów
Utwórz strukturę podziału pracy (WBS)
Dla każdego udanego projektu WBS (Work Breakdown Structure) jest ważny. Poniżej przedstawiono kroki tworzenia WBS.
- Przeprowadź burzę mózgów, aby wymienić wszystkie zadania
- Zaangażuj cały zespół do burzy mózgów
- Zapisz drzewo strukturalne zadania zwane również WBS (struktura podziału pracy)
- Dalszy podział najlepszych WBS na hierarchiczny zestaw działań, na przykład kategorie, podkategorie itp. Na przykład sprzęt, oprogramowanie, uczestnik szkolenia, zespoły zarządzające itp.
- Określ, jak rejestrować elementy w WBS
- Zapytaj inne osoby - może to być ekspert, doświadczony personel itp.
- Szczegółowość - jak szczegółowe powinno być Twoje zadanie? Oszacowanie kosztu i czasu dla większej szczegółowości jest trudne, podczas gdy dla niższej szczegółowości będzie obciążone zbyt szczegółowymi informacjami
- Ziarnistość powinna być na odpowiednim poziomie, nie za wysoka ani za mała
Planowanie zarządzania harmonogramem
Planowanie planowania to proces ustalania procedury, zasad i dokumentacji planowania, zarządzania, wykonywania i kontrolowania harmonogramu projektu. Dane wejściowe w tych działaniach obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Karta projektu
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Dane wyjściowe zarządzania harmonogramem planowania obejmują
- Zaplanuj plan zarządzania
Definiowanie działań
Definiowanie działań to procedura dokumentowania i identyfikowania konkretnych działań, które należy wykonać w celu uzyskania rezultatów projektu.
Podczas definiowania działań każdy pakiet roboczy jest podzielony na indywidualne czynności harmonogramu pracy. Dane wejściowe działań definiujących obejmują
- Zaplanuj plan zarządzania
- Zakres bazowy
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy wyniki tych działań są
- Lista aktywności
- Atrybuty aktywności
- Lista kamieni milowych
Działania sekwencyjne
Działania sekwencyjne to nic innego jak logiczne organizowanie wyników „definiowania działań”. Określa kolejność, w jakiej należy wykonywać czynności.
Głównym wynikiem procesu działania sekwencji jest „Diagram sieciowy”.
Schemat sieci to nic innego jak umieszczenie zadania na tablicy w logicznej kolejności.
Np. Chcesz założyć firmę w obcym kraju, jaka będzie Twoja lista działań i w jakiej kolejności należy to zrobić?
Będziesz wykonywać czynności w tej kolejności
- Wybierz kraj
- Uzyskaj pozwolenie na prowadzenie działalności
- Zatrudnienie managera
- Kupno nieruchomości
- Kupowanie mebli itp.
- Otwarcie biznesu
Szacowanie zasobów działań
Ten etap wyjaśnia proces szacowania nakładu pracy i zasobów wymaganych do wykonania zadania. Drugim czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę na tym etapie, jest dostępność zasobów.
Podczas szacowania zasobów należy skupić się na najdłuższej ścieżce planu (ścieżka krytyczna), która pochłonie więcej czasu i pieniędzy.
Musisz oszacować zasoby na dwa zadania
- Krytyczne zadania
- Pływające zadania
Upewnij się, że krytyczne zadania są dokładnie oszacowane (czas wykonania).
Istnieje pięć danych wejściowych używanych do oszacowania zasobów działań
- Plan zarządzania harmonogramem
- Lista aktywności
- Kalendarz zasobów
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wynik tego etapu to
- Wymagania dotyczące zasobów związanych z aktywnością
- Struktura podziału zasobów
- Aktualizacje dokumentów projektowych
UWAGA : Cała czynność, która została wykonana do tej pory (zdefiniowanie czynności + sekwencja działań + oszacowanie zasobów działań) pomoże w „Opracowaniu harmonogramu”.
Szacowanie czasu trwania działań
Szacowanie czasu trwania czynności to proces szacowania liczby okresów pracy (tygodni / miesięcy) wymaganych do wykonania pojedynczego zadania przy szacowanych zasobach. Ten krok określa, ile czasu zajmie wykonanie pojedynczego zadania.
Nie można obliczyć czasu trwania działania bez obliczenia nakładu pracy i zasobów wymaganych do wykonania zadania. Proces szacowania należy przeprowadzić w tej kolejności
- Najpierw oszacuj nakład pracy
- Następnie oszacowanie zasobów
- Następnie oszacowanie czasu trwania zadania
Aby oszacować czas trwania działań, potrzebujesz danych wejściowych
- Lista aktywności
- Atrybuty aktywności
- Kalendarze zasobów
- Oświadczenie o zakresie projektu
- Zasoby procesu organizacyjnego
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Chociaż istnieją dwa główne wyjścia
- Oszacuj czas trwania działań
- Szacowanie czasu trwania działań - aktualizacje dokumentów projektu
Technika ta jest również nazywana szacunkami PERT (Project Evaluation and Review Techniques).
Opracuj harmonogram
Opracowywanie harmonogramu to proces analizy sekwencji działań, wymagań dotyczących zasobów, czasu trwania i ograniczeń harmonogramu w celu stworzenia modelu harmonogramu projektu. Przy planowaniu każdego zadania brane są pod uwagę trzy główne czynniki
- Trwanie
- Zależności zadań
- Ograniczenia
Korzystając z tych czynników, projekt oblicza datę rozpoczęcia i datę zakończenia dla każdego zadania.
Do tworzenia harmonogramu można użyć oprogramowania do planowania. Generuje model harmonogramu z planowanymi datami zakończenia działań projektowych.
Dane wejściowe tego narzędzia obejmują
- Zaplanuj plan zarządzania
- Lista aktywności
- Atrybuty aktywności
- Harmonogram projektu - schematy sieci
- Wymagania dotyczące zasobów związanych z aktywnością
- Kalendarze zasobów
- Szacunki czasu trwania aktywności
- Oświadczenie o zakresie projektu
- Rejestr ryzyka
- Przydział personelu projektu
- Struktura podziału zasobów
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wynik z tego byłby
- Harmonogram projektu
- Schemat sieci projektu
- Wykresy Gantta lub wykresy słupkowe
- Wykres kamieni milowych
- Zaplanuj linię bazową
- Zaplanowane dane
- Aktualizacje dokumentów projektu
Harmonogram kontroli
Ostatnim etapem fazy planowania jest Harmonogram Kontroli. Jest to proces monitorowania stanu działań projektowych w celu aktualizacji procesu projektowego i zarządzania zmianami w harmonogramie bazowym.
Jeśli wymagane są zmiany w harmonogramie, muszą przejść przez proces kontroli zmian. Harmonogram powinien być aktywnie zarządzany lub kontrolowany przez menedżera.
Istnieją cztery główne wyniki procesu harmonogramu sterowania
- Plan zarządzania projektem
- Zaplanuj linię bazową
- Zaplanuj plan zarządzania
- Harmonogram projektu
- Informacje o wydajności pracy
- Zasoby procesu organizacyjnego
Istnieje pięć wyjść harmonogramu sterowania
- Zarządzanie wydajnością pracy
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
Etap realizacji projektu
Faza wykonawcza składa się z tych czynności, które są zdefiniowane w planie zarządzania projektem. Proces ten obejmuje zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy, koordynację z ludźmi i zasobami, a także wykonywanie innych działań związanych z rezultatami projektu.
Na etapie realizacji wynik może wymagać ponownego określenia bazy i aktualizacji istniejących wymagań projektowych. Działania podjęte na etapie realizacji mogą wpłynąć na plan lub dokumenty zarządzania projektem.
Kieruj i zarządzaj realizacją projektów
Ten etap pochłania większość kosztów projektu, czasu i zasobów, ponieważ jest to proces, w którym powstają elementy projektu.
Istnieją cztery dane wejściowe do kierowania i zarządzania wykonaniem projektu
- Plan zarządzania projektem
- Zatwierdzona prośba o zmianę
- EEF (czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa)
- OPA (zasoby procesów organizacyjnych)
Chociaż istnieje pięć wyjść
- Materiały dostarczane
- Dane dotyczące wydajności pracy
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektowych
Na tym etapie kluczowe znaczenie mają osądy ekspertów, spotkania i raportowanie KPI (Kluczowe Wskaźniki Efektywności).
Zapewnianie jakości
Zapewnienie jakości to proces audytu wymagań jakościowych i wyników pomiarów kontroli jakości. Jest to proces rejestrowania i monitorowania wyników działań związanych z jakością w celu oceny wyników. Do tego procesu można wykorzystać różne narzędzia, takie jak wykresy kontrolne, analiza kosztów i korzyści, schematy blokowe, wykresy przebiegu, diagramy rozrzutu, inspekcje i przeglądy itp.
Główny wkład w to jest
- Plan zarządzania projektem
- Wskaźniki jakości
- Pomiary kontroli jakości
- Informacje o wydajności pracy
Podczas gdy wynik tego jest
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
Pozyskanie zespołu projektowego
Na etapie realizacji ma miejsce akwizycja zespołu projektowego, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że podczas procesu będą potrzebne osoby o różnych zestawach umiejętności.
Do pozyskania zespołu projektowego potrzebne są trzy główne czynniki
- Role i obowiązki
- Schemat organizacyjny projektu
- Plan zarządzania personelem
Chociaż istnieją trzy wyjścia
- Przydział personelu projektu
- Kalendarze zasobów
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
Rozwiń zespół projektowy
Większość procesów związanych z zasobami ludzkimi wiąże się z realizacją procesu, jego częścią jest również tworzenie zespołu projektowego. Głównym celem tworzenia zespołu projektowego jest poprawa ogólnej wydajności członków zespołu. Ten etap musi rozpocząć się na wczesnym etapie projektu.
Dane wejściowe w zespole projektowym obejmują
- Plan zarządzania zasobami ludzkimi
- Przydział personelu projektu
- Kalendarze zasobów
Wyniki tego procesu obejmują
- Oceny wydajności zespołu
- Aktualizacje EEF
Zarządzaj zespołem projektowym
Zarządzanie zespołem projektowym jest jedną z ważnych części zarządzania projektami. Jest to najbardziej złożony obszar zarządzania projektami, ponieważ wielokrotnie menedżerowie nie mieliby bezpośredniego kontaktu z członkami zespołu, w takiej sytuacji analiza ich wyników i ustalenie wysokości wynagrodzenia staje się trudne.
Istnieje pięć danych wejściowych do zarządzania procesem zespołu projektowego
- Przydział personelu projektu
- Oceny wydajności zespołu
- Raporty wydajności
- Plan zarządzania projektem
- Zasoby procesu organizacyjnego
Istnieją cztery główne wyjścia
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
- Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
Zarządzaj komunikacją
Z trzech atrybutów komunikacyjnych jeden przypada na proces wykonania. W programie zarządzania komunikacją istnieją trzy główne aspekty komunikacji, które należy monitorować.
- Członkowie zespołu projektowego do kierownika projektu
- Kierownicy projektów do kierownika programu
- Kierownik programu dla interesariuszy lub innych sponsorów
Dane wejściowe do zarządzania komunikacją obejmują
- Plan zarządzania komunikacją
- Raporty wydajności pracy
- EEF
- OPA
Wynik tego etapu byłby
- Komunikacja w ramach projektu
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Aktualizacje OPA
Przeprowadzaj zamówienia
Na tym etapie kupujący i sprzedający pełnią dwie główne role. Podczas procesu zamówienia zaangażowane są działania
- Przekaż pakiet ofert potencjalnym sprzedawcom
- Organizuj konferencje oferentów
- Oceń oferty potencjalnych sprzedających
- Wybierz zwycięskie propozycje sprzedającego
Wyniki procesu zakupu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Przeprowadź dokumenty zamówienia
- Kryteria wyboru źródła
- Lista kwalifikowanych sprzedawców
- Propozycje sprzedawcy
- Dokumenty projektowe
- Podejmuj lub kupuj decyzje
- Umowa partnerska (umowa o współpracę)
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy będziesz mieć sześć wyjść
- Wybrani sprzedawcy
- Udzielenie zamówienia publicznego
- Kalendarze zasobów
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
Zarządzaj zaangażowaniem interesariuszy
Ten etap obejmuje aktywne zarządzanie interesariuszami przez cały czas trwania projektu. Aby uniknąć nieoczekiwanego opóźnienia projektu lub przerwania projektu w międzyczasie, oczekiwania interesariuszy są identyfikowane i szybko rozwiązywane.
Istnieje pięć danych wejściowych do zarządzania procesem interesariuszy
- Rejestr interesariuszy
- Strategia zarządzania interesariuszami
- Plan zarządzania projektem
- Dziennik problemów
- Dziennik zmian
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wyniki tego procesu obejmują
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentacji projektu
Przegląd fazy projektu
Pod koniec fazy wykonawczej dokonywany jest przegląd fazy projektu. Pomaga dokumentować w następujących działaniach
- Udokumentuj wynik przeglądu zarządzania projektem
- Poinformuj sponsora o postępach projektu
- Identyfikacja ryzyka lub problemów, które miały wpływ na projekt
- Pokazuje produkt dostarczany interesariuszowi w trakcie projektu
- Poproś o zgodę, aby przejść do następnej fazy
Monitorowanie projektu, kontrola i faza zamykania
Po fazie realizacji, aby sprawdzić, czy projekt przebiega prawidłowo, aktywna jest faza monitorowania i kontroli. Na tym etapie wprowadzane są różne zmiany i przeglądy mające na celu poprawę wyników projektu.
Monitoruj i kontroluj prace projektowe
Ten etap obejmuje śledzenie, przeglądanie i regulowanie postępów w celu osiągnięcia celu projektu. Zapewnia również, że wyniki są zgodne z planem zarządzania projektem. Głównym celem tego kroku jest zidentyfikowanie wszelkich zmian wprowadzonych z punktu planu zarządzania projektem w celu określenia odpowiednich działań zapobiegawczych.
Dane wejściowe na tym etapie obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Raporty wydajności
- Prognozy kosztów
- Zaplanuj prognozy
- Zatwierdź zmiany
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy dane wyjściowe obejmują
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian
Jest to jeden z najważniejszych procesów zarządzania projektami. To na tym etapie ocenia się wpływ każdej zmiany w odniesieniu do projektu. Jeśli zmiana na tym etapie nastąpi w dowolnej części projektu, ocenie zostanie poddany cały projekt. Lepiej jest wprowadzać zmiany na wczesnym etapie projektu, ponieważ wraz z postępem projektu rośnie również koszt wprowadzenia zmian.
Dane wejściowe tego etapu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Raporty wydajności pracy
- Prośby o zmianę
- EEF
- OPA
Podczas gdy wyjścia są
- Zatwierdzone prośby o zmianę
- Dziennik zmian
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
Sprawdź poprawność zakresu
Walidacja zakresu polega na sprawdzeniu, czy produkty spełniają kryteria akceptacji klienta. Kontrola zewnętrzna z klientem lub interesariuszami jest częścią Validating Scope Management.
Dane wejściowe do walidacji zakresu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Wymagania
- Dokumentacja
- Macierz identyfikowalności wymagań
- Zweryfikowane produkty
- Dane dotyczące wydajności pracy
Podczas gdy dane wyjściowe walidacji zakresu obejmują
- Zaakceptowane elementy dostawy
- Prośby o zmianę
- Informacje o wydajności pracy
- Aktualizacje dokumentów projektu
Zakres kontroli
Zakres kontroli zapewnia, że jest to jedyna praca określona jako znajdująca się w zakresie, która jest wykonywana. Rzeczywisty wynik jest porównywany z linią podstawową zakresu i zapewnia, że cały zatwierdzony zakres został faktycznie dostarczony.
Dane wejściowe do sterowania procesem zakresu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Informacje o wydajności pracy
- Dokumentacja wymagań
- Macierz identyfikowalności wymagań
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy dane wyjściowe obejmują
- Pomiary wydajności pracy
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
Harmonogram kontroli
Proces kontroli harmonogramu pomaga na wiele sposobów. Pomaga uchwycić aktualny stan harmonogramu, określić odchylenie od linii bazowej harmonogramu, zrozumieć naturę odchylenia i zareagować, podejmując odpowiednie działania.
Jeśli potrzebne są zmiany w harmonogramie, muszą one przejść przez proces kontroli zmian, zmianę należy poddać ponownej ocenie i dopiero wtedy należy ją wykorzystać do zaktualizowania planu bazowego harmonogramu.
Harmonogram sterowania zawiera cztery główne dane wejściowe
- Plan zarządzania projektem
- Zaplanuj linię bazową
- Zaplanuj plan zarządzania
- Harmonogram projektu
- Informacje o wydajności pracy
- Zasoby procesu organizacyjnego
Dane wyjściowe obejmują
- Pomiary wydajności pracy
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
Kontrola kosztów
Koszt kontroli polega na porównaniu kosztów według planu bazowego dla każdego produktu z kosztami rzeczywistymi. Koszt bazowy powinien zmieniać się tylko w odpowiedzi na żądanie zmiany, które przeszło przez proces Przeprowadzania Zintegrowanej Kontroli Zmian. Kontrola kosztów zapewnia, że projekt nie przekracza limitów finansowania.
Dane wejściowe dotyczące kosztu kontroli obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Wymagania dotyczące finansowania projektu
- Informacje o wydajności pracy
- Kontrola kosztów Aktywa procesu organizacyjnego
Dane wyjściowe dla tego obejmują
- Pomiary wydajności pracy wartości wypracowanej
- Prognozy budżetu wartości wypracowanej w kosztach kontroli
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje zasobów procesu organizacyjnego
Kontrola jakości
Jakość kontroli zapewnia, że projekt i produkt są dostarczane z planem zarządzania jakością. Zapewnia prawidłowe wykonanie pracy. Głównym wynikiem kontroli jakości jest plan zarządzania jakością. Podczas gdy inne informacje, które będą pomocne, to
- Istniejący schemat blokowy
- Górne i dolne granice kontrolne i specyfikacyjne zawarte na kartach kontrolnych
- Odwołuje się do informacji, takich jak kryteria próbek, numery próbek, pomiary i próbkowanie zmienne
- Metryki jakości - jest to standardowa miara spełniająca wymagania jakościowe
- Zapewnia przestrzeganie odpowiednich kroków w celu przestrzegania takich aspektów, jak proces, zasady lub przepisy
Istnieją cztery główne wyniki przeprowadzanego procesu kontroli jakości:
- Zintegrowana kontrola zmian
- Zatwierdzone prośby o zmianę
- Przegląd zatwierdzonych wniosków o zmianę
- Zatwierdzone zmiany
Kontrola komunikacji
Komunikacja kontrolna zapewnia, że do interesariusza docierają właściwe informacje. Informacje dotyczące komunikacji w zakresie sterowania obejmują dane wejściowe, narzędzia i techniki oraz dane wyjściowe, które należą do tego procesu.
Komunikacja kontrolna może mieć dowolny format
- Trendy danych
- Informacje tabelaryczne
- Krzywa S.
- Formaty paneli informacyjnych
- Użyj histogramu
W procesie komunikacji kontrolnej informacje o pracy są pobierane z różnych innych procesów, a raport wydajności jest używany jako dane wejściowe do różnych procesów monitorowania i zarządzania. Głównymi rezultatami procesu komunikacji w zakresie sterowania są wyniki osiągane.
Kontroluj ryzyko
W całym cyklu projektowym analiza ryzyka jest procesem ciągłym. Ważne jest, abyś stale analizował, identyfikował i reagował na ryzyko. Działania obejmują kontrolę ryzyka
- Śledzenie istniejących zagrożeń
- Monitorowanie ryzyk szczątkowych
- Identyfikacja nowych zagrożeń
- Wdrażanie planów reagowania na ryzyko
- Ciągła ocena procesu ryzyka
Dane wejściowe dotyczące ryzyka kontroli są
- Rejestr ryzyka
- Informacje o wydajności pracy
- Raporty wydajności
- Analiza rezerw
- Audyty ryzyka
Dane wyjściowe dla ryzyka kontroli są
- Aktualizacja rejestru ryzyka
- Ryzykowny plan zarządzania
Kontroluj zamówienia
Z czterech planów zakupowych trzeci proces zamówień należy do grupy procesów Monitorowanie i realizacja. Ten etap obejmuje monitorowanie wydajności dostawcy i zapewnienie, że wszystkie wymagania umowy są spełnione.
Proces zakupu kontroli obejmuje weryfikację
- Dostarczane towary lub usługi
- Czy jest dostarczana na czas
- Czy naliczona faktura dotyczy prawidłowej ilości
- Czy wszystkie warunki umowy są spełnione
- Czy relacje między kupującym a sprzedającym są odpowiednio zarządzane
Główne dane wejściowe do procesu zamówień to
- Plan zarządzania projektem
- Dokumenty zamówienia
- Umowy
- Zatwierdzone prośby o zmianę
- Raporty wydajności pracy
- Dane dotyczące wydajności pracy
Dane wyjściowe dla zamówień są
- Informacje o wydajności pracy
- Prośby o zmianę
- Aktualizacje planu zarządzania projektem
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje OPA
Kontrola zarządzania interesariuszami
Wiele projektów potyka się z powodu nieodpowiedniego zarządzania interesariuszami. Jeśli interesariusze są odpowiednio zarządzani, szanse na sukces projektu są większe. W tym procesie monitorujemy aktualny poziom zaangażowania interesariuszy i podejmujemy odpowiednie działania.
Dane wejściowe i wyjściowe dla wszystkich tych działań obejmują
| Wejście | Wynik |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Faza zamknięcia
Faza zamykania to proces, w ramach którego następuje kontrolowane zamknięcie projektu na koniec. W projekcie trwają trzy czynności zamykające
- Zamknięcie produktu - Sprawienie, aby klient zaakceptował ostateczne produkty, jeśli projekt jest zewnętrzny
- Zamknięcie projektu - obejmuje formalne zamknięcie procedur administracyjnych, aktualizację dokumentów projektowych oraz archiwizację tych baz danych i dokumentów
- Zamknięcie zasobu za projekt - Zamknięcie finansowe projektu, środki przypisane do projektu powinny zostać zwrócone
Dane wejściowe dla tego procesu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Zaakceptowane elementy dostawy
- OPA
Wyniki tego procesu obejmują
- Końcowe przejście na wyjście, usługę lub wynik
- Aktualizacje OPA
Zamknij zamówienia
Dla każdej fazy cyklu życia projektu - planowania, wykonywania, monitorowania, kontroli i zamykania, istnieje jeden proces zakupu. Ostateczne zamknięcie zamówienia odbywa się zgodnie z umową między sprzedającym a kupującym.
Czynności końcowe i rezultaty obejmują:
- Przeglądy wyników projektu, w tym zarządzanie ryzykiem i problemami
- Zaktualizowany plan zarządzania projektem, aby odzwierciedlić rzeczywiste wyniki
- Raporty końcowe przekazywane odpowiednim interesariuszom
Dane wejściowe do zamknięcia zamówienia obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Dokumenty zamówienia
Podczas gdy dane wyjściowe obejmują
- Zamknięte zamówienia
- Aktualizacje OPA
Zarządzanie projektami Etyka kodeksu i postępowania
W końcu natkniesz się na etykę kodeksu i postępowania w zarządzaniu projektami, która dotyczy różnych aspektów ludzkich zachowań, takich jak
- Odpowiedzialność
- Szacunek
- Uczciwość
- Uczciwość
- Kompetencje kulturowe
Ten kod jest praktykowany, aby wzbudzić zaufanie i wprowadzić wspólne ramy zachowania u kierownika projektu.
Podsumowanie:
Faza inicjacji definiuje te procesy, które są wymagane do rozpoczęcia nowego projektu. Określa, jaki projekt powinien zakończyć się w odpowiednim czasie.
Faza inicjacyjna składała się głównie z dwóch głównych działań
- Opracuj kartę projektu
- Zidentyfikuj interesariuszy
Rejestr interesariuszy i karta projektu są również przydatne w innych grupach procesów zarządzania projektami, takich jak proces planowania.
Faza planowania określa zakres i cel projektu. Obejmuje tworzenie zestawu planów, które przeprowadzą Cię przez etapy realizacji i zamknięcia projektu.
Faza wykonawcza składa się z tych czynności, które są zdefiniowane w planie zarządzania projektem. Jest to najdłuższa faza cyklu życia projektu i pochłania maksymalne zużycie energii i zasobów. Działania podjęte na etapie realizacji mogą wpłynąć na plan lub dokumenty zarządzania projektem.
Kluczowe zadania w fazie wykonania to
- Wykonywanie planów zarządzania projektami
- Kieruj i zarządzaj realizacją projektów
- Wykonaj przydziały zadań
- Przeprowadzaj spotkania dotyczące postępu itp.
Na etapie realizacji wynik może wymagać ponownego określenia bazy i aktualizacji istniejących wymagań projektowych.
Etap monitorowania i kontroli zapewnia, że wyniki są zgodne z planem zarządzania projektem przed etapem zamknięcia.
Głównym celem tej fazy jest zidentyfikowanie wszelkich zmian wprowadzonych z punktu planu zarządzania projektem w celu określenia działań zapobiegawczych w przypadku nieoczekiwanych rezultatów.
Faza zamykania to proces, w ramach którego następuje kontrolowane zamknięcie projektu na koniec.