Co to jest SAP?
SAP oznacza aplikacje systemowe i produkty w przetwarzaniu danych. SAP z definicji to także nazwa oprogramowania ERP (Enterprise Resource Planning) oraz nazwa firmy. SAP Software to europejska międzynarodowa firma założona w 1972 roku przez Wellenreuthera, Hoppa, Hectora, Plattnera i Tschirę. Tworzą oprogramowanie do zarządzania operacjami biznesowymi i relacjami z klientami.
System SAP składa się z szeregu w pełni zintegrowanych modułów, które obejmują praktycznie każdy aspekt zarządzania biznesem.
SAP jest numerem 1 na rynku ERP. Od 2010 roku SAP ma ponad 140 000 instalacji na całym świecie, ponad 25 branżowych rozwiązań biznesowych i ponad 75 000 klientów w 120 krajach
Inne konkurencyjne produkty oprogramowania SAP na rynku to Oracle, Microsoft Dynamics itp.
Co to jest SAP ERP? Dlaczego jest to wymagane?
Poniższy film wyjaśni potrzebę oprogramowania ERP, takiego jak SAP, w przedsiębiorstwie
Kliknij tutaj, jeśli wideo nie jest dostępne
Podstawowym pytaniem dla początkujących jest to, dlaczego planowanie zasobów przedsiębiorstwa, zwane także ERP, jest wymagane? Aby odpowiedzieć na to pytanie, przeanalizujmy ten typowy scenariusz biznesowy.
Załóżmy, że klient zwraca się do zespołu sprzedaży z prośbą o określony produkt. Zespół sprzedaży kontaktuje się z działem zapasów, aby sprawdzić dostępność produktu. Ku ich zaskoczeniu zespół sprzedaży stwierdził, że produktu nie ma na stanie. Więc następnym razem, gdy tak się nie stanie, będą musieli wprowadzić narzędzie SAP ERP.
Zanim faktycznie zobaczymy szczegółowo, czym jest ERP i jak ERP może pomóc w Twoim procesie biznesowym, zrozumiemy, w jaki sposób różne działy są zaangażowane w cały proces biznesowy, od zamówienia surowca - po produkcję towarów - po dostarczenie finalnej produkty do klienta.
Oto cały proces, który jest wykonywany przez każdą jednostkę biznesową.
- Klient kontaktuje się z działem sprzedaży w celu sprawdzenia dostępności produktu
- Zespół sprzedaży podchodzi do działu zapasów, aby sprawdzić dostępność produktu
- W przypadku braku produktu na magazynie zespół sprzedaży zwraca się do Działu Planowania Produkcji w celu wyprodukowania produktu
- Zespół planowania produkcji sprawdza z działem zapasów dostępność surowca
- Jeśli surowiec nie jest dostępny w magazynie, zespół planowania produkcji kupuje surowiec od dostawców
- Następnie planowanie produkcji przesyła surowce do wykonawstwa w hali produkcyjnej w celu rzeczywistej produkcji
- Po przygotowaniu zespół hali wysyła towary do zespołu sprzedaży
- Zespół sprzedaży, który z kolei dostarcza go klientowi
- Zespół sprzedaży aktualizuje finanse o przychody ze sprzedaży produktu. Zespół planowania produkcji aktualizuje finanse o płatności do różnych dostawców za surowce.
- Wszystkie działy zwracają się do HR w każdej sprawie związanej z zasobami ludzkimi.
To typowy proces biznesowy dla każdej firmy produkcyjnej. Oto kilka kluczowych wniosków, jakie można wyciągnąć ze scenariusza.
- Ma wiele działów lub jednostek biznesowych
- Te działy lub jednostki biznesowe nieustannie komunikują się i wymieniają dane między sobą
- Sukces każdej organizacji polega na skutecznej komunikacji i wymianie danych w ramach tych działów, a także powiązanych stron trzecich, takich jak dostawcy, firmy zewnętrzne i klienci.
Na podstawie sposobu zarządzania komunikacją i wymianą danych. Systemy korporacyjne można ogólnie podzielić na
1) System zdecentralizowany
2) Scentralizowany system zwany również ERP.
System zdecentralizowany
Przyjrzyjmy się najpierw zdecentralizowanemu systemowi w firmie ze zdecentralizowanym systemem zarządzania danymi. Istnieją dwa główne problemy -
- Dane są przechowywane lokalnie w poszczególnych działach
- Departamenty nie mają dostępu do informacji ani danych z innych działów
Aby zidentyfikować problemy wynikające ze zdecentralizowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, spójrzmy ponownie na ten sam proces biznesowy. Klient zwraca się do zespołu sprzedaży po produkt, ale tym razem potrzebuje go w trybie pilnym.
Ponieważ jest to proces zdecentralizowany, zespół sprzedaży nie ma dostępu do informacji o dostępności produktów w czasie rzeczywistym . Dlatego zwracają się do działu zapasów, aby sprawdzić dostępność produktu. Ten proces wymaga czasu, a klient wybiera innego dostawcę, co prowadzi do utraty przychodów i niezadowolenia klienta.
Teraz załóżmy, że produktu nie ma na stanie, a zespół sprzedaży zwraca się do zespołu planowania produkcji w celu wyprodukowania produktu do wykorzystania w przyszłości. Zespół Planowania Produkcji sprawdza dostępność wymaganych surowców.
W systemie zdecentralizowanym informacje o surowcach są przechowywane oddzielnie przez dział planowania produkcji i inwentaryzacji. W ten sposób rosną koszty utrzymania danych (w tym przypadku surowca).
Informacje o surowcach są dostępne w dwóch różnych działach inwentaryzacji oraz planowania produkcji. Kiedy zespół sprzedaży sprawdza określony surowiec wymagany do wytworzenia produktu, pokazuje, że surowiec jest dostępny zgodnie z zapasami, ale zgodnie z bazą danych zespołu planowania produkcji surowca nie ma na stanie.
Więc idą dalej i kupują surowiec. W ten sposób rosną zarówno koszty materiałów, jak i zapasów.
Gdy surowiec jest dostępny, dział produkcji nagle zdaje sobie sprawę, że brakuje mu pracowników. Zwracają się do HR, który z kolei zatrudnia pracowników tymczasowych po stawkach wyższych niż rynkowe. W ten sposób wzrasta koszt PRACY.
Dział planowania produkcji nie informuje działu finansowego o zakupionych materiałach. Dział finansowy nie dotrzymuje terminu płatności ustalonego przez dostawcę, co powoduje utratę reputacji firmy, a nawet zachęca do ewentualnych działań prawnych.
To tylko kilka z wielu problemów związanych ze zdecentralizowanymi systemami.
Niektóre główne problemy związane ze zdecentralizowanym systemem to:
- Liczne, odmienne systemy informacyjne tworzone indywidualnie w czasie, które są trudne w utrzymaniu
- Integracja danych jest czasochłonna i kosztowna
- Niespójności i powielanie danych
- Brak aktualnych informacji prowadzi do niezadowolenia klientów, utraty przychodów i reputacji
- Wysokie koszty zapasów, materiałów i zasobów ludzkich.
Oto kilka głównych wad, dla których potrzebujemy rozwiązania. Cóż, rozwiązanie leży w scentralizowanych systemach, tj. ERP.
Scentralizowany system
W firmie ze scentralizowanym systemem zarządzania informacjami i danymi.
1) Dane są przechowywane w centralnej lokalizacji i są udostępniane różnym departamentom
2) Departamenty mają dostęp do informacji lub danych z innych Departamentów
Przyjrzyjmy się ponownie temu samemu procesowi biznesowemu, aby zrozumieć, w jaki sposób scentralizowany system przedsiębiorstwa pomaga przezwyciężyć problemy, jakie stwarza zdecentralizowany system przedsiębiorstwa.
W takim przypadku wszystkie działy aktualizują Centralny System Informacyjny.
- Gdy Klient pilnie zwraca się do zespołu sprzedaży w celu zakupu produktu. Zespół sprzedaży ma dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o produktach znajdujących się w stanie magazynowym, które są aktualizowane przez dział zapasów w systemie scentralizowanym
- Zespół sprzedaży reaguje na żądania klientów na czas, co prowadzi do zwiększenia przychodów i zadowolenia klientów.
- W przypadku, gdy wymagana jest produkcja, zespół sprzedaży aktualizuje scentralizowaną bazę danych, aby cały dział był informowany o stanie produktu.
- Dział planowania produkcji jest automatycznie aktualizowany przez scentralizowaną bazę danych pod kątem wymagań. Zespół Planowania Produkcji sprawdza dostępność potrzebnych surowców poprzez Centralną Bazę Danych, która jest aktualizowana przez Dział Inwentaryzacji.
- W ten sposób unika się powielania danych i udostępnia się dokładne dane. Zespół hali produkcyjnej regularnie aktualizuje swój status siły roboczej w centralnej bazie danych, do której ma dostęp dział HR.
- W przypadku braku kadr zespół HR rozpoczyna proces rekrutacji z dużym wyprzedzeniem do zatrudnienia odpowiedniego kandydata po cenie rynkowej. W ten sposób koszty pracy spadają.
- Podczas gdy sprzedawcy mogą bezpośrednio przesyłać swoje faktury do Centralnego Systemu Przedsiębiorstwa, do którego ma dostęp dział finansowy. W ten sposób płatności są dokonywane na czas i unika się możliwych działań prawnych
- Oprogramowanie SAP jest rodzajem systemu scentralizowanego. Systemy SAP są najczęściej używane w oprogramowaniu ERP.
Kluczowe zalety scentralizowanego systemu to:
- Eliminuje powielanie, nieciągłość i nadmiarowość danych
- Dostarcza informacje z różnych działów w czasie rzeczywistym.
- Firma SAP zapewnia kontrolę nad różnymi procesami biznesowymi
- Zwiększa produktywność, lepsze zarządzanie zapasami, promuje jakość, zmniejsza koszty materiałów, efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, mniejsze koszty ogólne zwiększa zyski
- Lepsza interakcja z klientami i zwiększona przepustowość. Poprawia również obsługę klienta
- Dlatego wymagany jest scentralizowany system zarządzania przedsiębiorstwem.
- Oprogramowanie SAP to scentralizowany system zarządzania przedsiębiorstwem, znany również jako planowanie zasobów przedsiębiorstwa.
- Skrót od SAP to Aplikacje systemowe i produkty w przetwarzaniu danych.