Zarządzanie zakresem projektu: samouczek PMP

Proces zarządzania zakresem określa, jaka praca jest wymagana do wykonania i zapewnia, że projekt obejmuje tylko tę pracę, która ma na celu ukończenie projektu.

Dlaczego menedżerowie potrzebują zarządzania zakresem projektu

Bez określenia zakresu projektu nie można oszacować czasu ani kosztu projektu
Zarządzanie zakresem buduje procesy kontrolne, aby zająć się elementami, które mogą zmienić projekt w trakcie cyklu życia projektu
Pomaga uniknąć wyzwań, które projekt może napotkać z każdym rosnącym zakresem i niesforną listą wymagań.

Ten etap obejmuje zarówno:

Zarządzanie zakresem projektu
Zarządzanie zakresem produktów

Proces zarządzania zakresem projektu obejmuje następujące czynności.

Proces	Grupa projektowa	Kluczowe produkty
Planowanie zarządzania zakresem	Planowanie
Zbierz wymagania	Planowanie	Wymagany dokument
Zdefiniuj zakres	Planowanie	Oświadczenie o zakresie projektu
Utwórz SPP	Planowanie	Katalog WBS, WBS
Sprawdź poprawność zakresu	Monitorowanie i kontrolowanie	Wyniki odbioru
Zakres kontroli	Monitorowanie i kontrolowanie	Żądanie zmiany

Zobaczymy ten proces krok po kroku poniżej: -

Planowanie zarządzania zakresem

Plan zarządzania zakresem określi, w jaki sposób zakres zostanie zdefiniowany, zatwierdzony i kontrolowany.

Wejścia podstawowe	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Wstępne określenie zakresu projektu
Karta projektu	Spotkania	Plany zarządzania wymaganiami
Plan zarządzania projektem	Dzban eksperta	Plany zarządzania zakresem
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Zasoby procesów organizacyjnych

Zbierz wymagania

Podczas tego procesu menedżerowie używają różnych technik i narzędzi do zbierania wymagań projektowych od interesariuszy. Ten etap jest bardzo ważny i jeśli zostanie wykonany dokładnie, szanse na błąd podczas projektu będą minimalne.

Wejścia podstawowe	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Karta projektu	Wywiady	Dokumentacja wymagań
Rejestr interesariuszy	Grupa badawcza	Plan zarządzania wymaganiami
	Techniki kreatywności grupowej	Macierz identyfikowalności wymagań
	Ułatwione warsztaty
	ankiety i kwestionariusze
	Prototypy
	Obserwacje
	Techniki podejmowania decyzji w grupach

Definiowanie zakresu procesu

Ten proces jasno wskazuje, jak projekt ma się rozwijać, a czego nie może zrobić. W trakcie tego procesu można zapewnić, że projekt będzie kontynuowany poprzez przegląd dokumentów uzupełniających. Wynikowy zakres będzie następnie odnosił się do wymagań i oczekiwań interesariuszy.

Wejścia podstawowe	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Karta projektu	Ocena eksperta	Oświadczenie dotyczące zakresu projektu
Dokumentacja wymagań	Analiza produktów	Aktualizacje dokumentów projektu
Zasoby procesów organizacyjnych	Alternatywna identyfikacja
	Ułatwione warsztaty

Tworzenie WBS (Struktura podziału pracy)

WBS umożliwia kierownikowi projektu i jego zespołowi rozbicie wyników projektu wysokiego poziomu na mniejsze, łatwe do zarządzania jednostki pracy zwane pakietami roboczymi.

Wejścia podstawowe	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Oświadczenie dotyczące zakresu projektu	Rozkład	WBS
Dokumentacja wymagań		Słownik WBS
Zasoby procesów organizacyjnych		Zakres bazowy
		Aktualizacje dokumentów projektu

Sprawdź poprawność zakresu

Proces walidacji zakresu obejmuje akceptację klienta. To wtedy klient formalnie akceptuje wszystkie produkty projektu. Pod koniec każdej fazy następuje ten proces. Podczas tego procesu klient przekazuje informacje zwrotne na temat wykonanej pracy.

Wejścia podstawowe	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Oświadczenie dotyczące zakresu projektu	Kontrola	Elementy dostawy dotyczące akceptacji
Plan zarządzania projektem		Żądanie zmiany
Macierz śledzenia wymagań		Aktualizacje dokumentów projektu
Zweryfikowane produkty

Kontrola zakresu

Ten proces lub faza obejmuje monitorowanie statusu projektu i zarządzanie zmianami zakresu. Oprócz tego obejmuje również ocenę dodatkowych wymagań przez klienta lub proaktywne przeoczenie zakresu projektu.

Wejścia podstawowe	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Plan zarządzania projektem	Analiza wariancji	Pomiary wydajności pracy
Dokumentacja wymagań		Prośby o zmianę
Macierz identyfikowalności wymagań
Zasoby procesu organizacyjnego
Informacje o wydajności pracy		Aktualizacje dokumentów projektu

Kluczowe kwestie do zapamiętania przy zarządzaniu zakresem

Aby uniknąć przekroczenia kosztów i poślizgów w harmonogramie, zakres musi być kompletny i dokładny.
Zakres musi być jasno określony, aby uniknąć niepotrzebnej pracy i zamieszania
Dokument dotyczący zakresu powinien być udostępniony wszystkim zainteresowanym stronom, aby uniknąć błędów w projekcie i wymaganiach
Dobra praktyka zarządzania zakresem polega na tym, że dokument dotyczący zakresu musi pozostać niezmieniony przez czas trwania projektu

Podsumowanie :

Zarządzanie zakresem służy do określania sposobu zarządzania pozostałymi procesami planowania zakresu.

Kluczowy aspekt tego etapu