Co to jest zarządzanie problemami?
Zarządzanie problemami to proces, który ma na celu uświadomienie innym problemu, a następnie rozwiązanie go tak szybko, jak to możliwe
Aby to zrozumieć, wykonaj następujące ćwiczenie -
W projekcie występuje kilka typowych problemów
Strategia
- Projekt jest poza budżetem
- Brak widocznego wsparcia zarządzania projektem
- Komunikacja w ramach projektu była nieskuteczna
- Proces zarządzania projektem nie jest zgodny ze standardem
Definicja
- Niewłaściwy cel projektu
- Zakres projektu nie został poprawnie zdefiniowany
- Niejasne wymagania projektowe
Zasoby ludzkie
- Zespołowi projektowemu brakuje umiejętności do wykonania projektu
- Zespół projektowy jest zbyt duży lub zbyt mały, a tym samym trudny w zarządzaniu
- Zespół projektowy jest słabo zorganizowany. Nie chcą pracować jako Zespół
- Brak wykwalifikowanych członków z powodu rezygnacji z urlopu lub rezygnacji.
Harmonogramy
- Harmonogram projektu jest zbyt napięty. Nie masz wystarczającej siły roboczej, aby dotrzymać terminów.
- Projekt wymaga pewnych danych wejściowych, takich jak materiał testowy, oprogramowanie itp.… Ale jest opóźnienie w dostarczeniu.
Dlaczego występują problemy?
Istnieje mnóstwo powodów, które powodują problemy. W większości przyczyn przyczyną są ludzkie błędy. Kierownik Testów, który kieruje projektem, powinien wziąć pełną odpowiedzialność za niepowodzenie projektu.
Oto kilka typowych błędów, które powodują problemy
Dopasowywanie zasobów do niewłaściwych projektów
Guru99 Bank to złożony i duży projekt. Potrzebujesz wielu pracowników z umiejętnościami testowania . Ale wybrałeś zasoby z umiejętnościami programistycznymi. Jaki będzie problem?
Mogą wystąpić następujące problemy
- Wiele czasu zostanie zmarnowanych, ponieważ programiści nie są przeszkolonymi testerami i będą musieli nauczyć się testowania. Termin może zostać przeoczony.
- Może ucierpieć jakość testowania.
Dopasowanie zasobów do projektów jest najważniejszym czynnikiem w zarządzaniu projektami i jest postrzegane jako krytyczny etap sukcesu projektu. Dopasowanie zasobów do projektu powinno zapewnić, że umiejętności zasobów są w stanie spełnić oczekiwania projektu.
Brak umiejętności kierowniczych Project Managera
Zostałeś przydzielony jako Kierownik Testów projektu Guru99 Bank. To dobra wiadomość, ale nigdy wcześniej nie zarządzałeś projektem. Nie masz doświadczenia w zarządzaniu projektem, może to spowodować poważny problem.
Sterowanie projektem jest trudne, a jeszcze trudniejsze, jeśli kierownik projektu nie ma doświadczenia, aby dobrze nim zarządzać. Doświadczenie w prowadzeniu spotkań dotyczących statusu projektu, zarządzaniu ryzykiem i kontaktach z interesariuszami projektu jest bardzo ważne dla pomyślnego rozwoju i realizacji projektu.
Harmonogram projektu
Zbyt napięty lub luźny harmonogram jest jedną z przyczyn opóźnień lub przekroczenia postępów w realizacji projektu. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli kierownik projektu ustawi nierealistyczne harmonogramy w stosunku do zadań projektowych.
Niedocenianie
Dowiedz się, kim jesteś i co możesz zrobić. Wielkim błędem, jaki popełnia Kierownik Testów, jest to, że uważa, iż łatwo jest ukończyć każdy projekt. Musisz być realistą w swoim myśleniu i upewnić się, że od samego początku nie lekceważysz swoich potrzeb.
Ignorowanie drobnych problemów
Obecny mały problem może się pogorszyć w przyszłości. Zobacz poniższy przykład:
Ignorowanie problemów tylko je pogarsza, dlatego warto zrobić miejsce na te problemy i opracować praktyczne rozwiązanie, nawet te problemy są niewielkie.
Nie podążam za procesem
Zarządzanie testami to duży proces, który Menedżer musi ściśle przestrzegać. Nieprzestrzeganie procesu oznacza, że złamiesz zasadę.
Posiadanie odpowiedniego procesu zapewni strukturę i organizację oraz zmniejszy ryzyko projektów narażonych na ryzyko
Nie słuchanie innych
Jesteś Kierownikiem Testów projektu; masz najwyższą pozycję w zespole projektowym. Ale nie możesz nic zrobić sam; potrzebujesz swojego zespołu projektowego.
Członkowie zespołu są prawdopodobnie najbardziej świadomi nadchodzących wyzwań lub problemów związanych z projektem podczas ich codziennej pracy. Jeśli Kierownik Testów nie słucha rad członka i nie zniechęca swojego zespołu projektowego do zgłaszania sugestii, może ostatecznie zakończyć się niepowodzeniem.
Podejście do zarządzania problemami
Zacznijmy temat od następującego scenariusza
W projekcie Guru99 Bank, aby stworzyć Plan Testów, musisz przeanalizować i wyjaśnić wymagania klienta. Oto scenariusz
W tym przypadku wystąpił jeden problem. Pochodzi od klienta. W ciągu pięciu dni zmienił wymagania 3 razy. Niestali klienci mogą być ogromnym kłopotem, ponieważ nie wie, czego chce, aż do zakończenia określonego etapu.
W tym temacie przedstawiono szczegółowe wskazówki dotyczące rozwiązania problemu.
Rekord
W pewnym momencie projektu ryzyka, które zidentyfikowałeś na etapie planowania, staną się rzeczywistością i pojawi się problem. Musisz zarejestrować każde zdarzenie lub problem, który miał miejsce i zagraża powodzeniu twojego projektu
W wielu projektach problemy prawdopodobnie pojawią się na początku projektu. Dlatego dobrym pomysłem jest wykrywanie i omawianie problemów podczas inicjowania projektu .
Po zidentyfikowaniu problemu należy wykonać następujące czynności:
Zapisz problemy związane z projektem
Jednym z najlepszych narzędzi do rejestrowania problemów z projektem jest dziennik problemów . Dziennik problemów pomoże Ci skupić się na znalezieniu rozwiązania problemu.
Możesz samodzielnie utworzyć dziennik problemów lub użyć szablonu dziennika problemów w tym artykule jako odniesienia.
Ustaw poziom priorytetu
Nie zapomnij o priorytecie sprawy, zawsze przypisujesz priorytet do sprawy. Istnieją trzy powszechnie stosowane priorytety zagadnień
Jaki priorytet nadasz kwestii, o której mowa w powyższych tematach? Jaki priorytet zostanie ustawiony dla problemu, który został wymieniony powyżej (często zmieniające się wymagania klientów)?KrytycznyB) Major
C) Drobne
Niepoprawne Prawidłowe
Jeśli klient nie naprawi wymagania, TestManager nie może oszacować i utworzyć planu. Projekt nie może być kontynuowany.
Jest to krytyczny problem i należy go natychmiast rozwiązać
Przypisz właściciela do problemów
Przydziel problem projektowy osobie najlepiej nadającej się do jego rozwiązania. Ta osoba to ktoś w zespole projektowym lub spoza niego. Jeśli jednak przydzielisz to komuś spoza zespołu, upewni się, że wie, w co się pakuje!
W przypadku naszego powyższego problemu zmieniających się wymagań klienta możesz wybrać osobę, która ma najlepsze umiejętności komunikacyjne, aby rozwiązać problem. Będzie pracował jako inżynier mostu, aby negocjować z klientem, poprosić go o naprawienie wymagania, aby kontynuować projekt.
Śledź stan problemów
Po przypisaniu właściciela do sprawy, musisz sprawdzać dziennik problemów i regularnie aktualizować status sprawy. Poniższe liczby przedstawiają rodzaj ryzyka
Raport
Dokumentuj znaczące problemy projektu w swoich regularnych raportach z postępów (zaznaczaj) i eskaluj kwestie o wysokim priorytecie na forum projektu - komunikacja jest kluczowa.
Menedżerowie projektów eksperci w dużym stopniu polegają na raporcie o stanie problemu w projekcie, zwłaszcza jeśli projekt jest duży i ma wielu interesariuszy.
Aby ułatwić tworzenie własnego raportu, możesz skorzystać z raportu szablonu projektu problemu w tym artykule.
Kontroluj problemy z projektem
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za kontrolę problemów projektowych i powinien dokładnie rozważyć następujące czynności
- Uwzględnij osoby, które mogą mieć wpływ na rozwiązanie problemu.
- Zatrzymaj wszystkie działania związane z problemami i przed ich rozwiązaniem. Jesteś kierownikiem projektu i kontrolujesz sytuację, nie spiesz się z projektem, chyba że rozwiążesz problemy.
- Teraz zastanów się nad następującymi pytaniami dotyczącymi każdego problemu z dziennika
- Utwórz listę możliwych działań lub opcji, które mogą zapewnić przełom, którego szukasz. Następnie zawęź listę i wybierz te opcje, które najprawdopodobniej rozwiążą problem.
Nieprawidłowo Prawidłowo
W powyższym interaktywnym elemencie możesz użyć dowolnej akcji, aby rozwiązać problem, na przykład A, B lub C. Jednak w niektórych przypadkach użycie tylko jednej opcji może nie wystarczyć do całkowitego rozwiązania problemu. Najlepszym sposobem jest połączenie wszystkich opcji.
Na przykład, jeśli wybierzesz opcję A „Zorganizuj spotkanie z klientem, aby jak najszybciej wyjaśnić i opracować podstawowe wymagania”. Co zrobisz, jeśli Ty i Twój klient nie możecie po takim spotkaniu postawić ostatecznego wymagania? Aby negocjować z klientem, potrzebujesz większego wsparcia z wyższego poziomu (opcja B). Jeśli klienci nie są profesjonalistami, nawet nie znają dokładnie swoich wymagań. W takim przypadku należy zaproponować klientowi nowe pomysły dotyczące wymagań produktu.